Ik zie nog regelmatig dat organisaties bij de start van hun CRM-project maar een heel klein lijstje met eisen en wensen hebben opgeschreven (en ja, gebruiksvriendelijkheid staat daar zeker drie keer in) . Toch is het verstandig om in meer detail op te schrijven wat je van je nieuwe CRM-systeem verwacht.
Hieronder volgen vijf redenen waarom het belangrijk is om goede requirements op te stellen:
Vergelijken wordt makkelijker
Het aanschaffen van een CRM-systeem is een stuk eenvoudiger als je een heldere en objectieve keuze kunt maken. Veel applicaties lijken toch min of meer op elkaar. Het ene pakket heeft een mooiere oplossing voor functionaliteit A en het andere is weer wat beter in B. Puur op basis van demonstraties van de software is het moeilijk kiezen. Een lijst met heldere specificaties en criteria maakt het selecteren van het juiste pakket een stuk eenvoudiger, versnelt daarmee het aankoopproces en bespaart je uiteindelijk tijd.
Het voorkomt dat je de verkeerde keuze maakt
Niet elke oplossing is voor jouw situatie geschikt. CRM-applicaties lijken vaak wel op elkaar, maar onder de motorkap zijn er vaak grote verschillen. Door vooraf goed na te denken over wat je nodig hebt voorkom je dat je de verkeerde keuze maakt. Met heldere specificaties van je eisen en wensen kun je toetsen welk pakket daar het beste bij aansluit. Bovendien kan de leverancier het dan zodanig voor je inrichten dat het de meeste waarde voor je oplevert.
Meer grip op je CRM-budget
Met de aanschaf van de software ben je er nog niet. Het systeem dient ook nog op maat ingericht te worden en geïmplementeerd te worden in jouw organisatie. Daarmee kunnen grote bedragen gemoeid zijn, vaak vele malen het bedrag dat je aan softwarelicenties betaalt. Door goede CRM-requirements op te stellen krijg je zicht op wat er nog gedaan moet worden. Daarmee krijg je al in een vroeg stadium zicht op de kosten en het budget dat nodig is voor het CRM-project.
Iedereen op dezelfde lijn
Het invoeren van een nieuw CRM-systeem is een grote verandering in de organisatie. Dat wordt pas echt duidelijk bij de implementatie. In het begin gaat het alleen nog over grote lijnen en nieuwe mogelijkheden. Maar tegen de tijd dat de implementatie nadert schrikken mensen wakker. Dan komen de details boven water. En de argumenten om het nog even uit te stellen. Dus hoe sneller je de diepte in gaat, hoe meer tijd er is om alle betrokken collega's op dezelfde lijn te krijgen. Goede CRM-requirements zijn daarbij zeer waardevol.
Betere requirements
Het klinkt misschien gek, maar door goede requirements op te stellen kom je tot... betere requirements. Door het uitdiepen van je eisen en wensen maak je namelijk een leerproces door. De input van slimme mensen uit je eigen organisatie - en als je daarvoor kiest de inbreng van de ervaring van externe CRM-deskundigen - leidt tot nieuwe ideeën en mogelijkheden. Daarmee kun je niet alleen één maar soms wel twee of drie stappen vooruit zetten. Daarmee neemt de kwaliteit van het selectieproces toe en groeit de kans op het selecteren van het CRM-systeem dat ook op langere meer waarde creëert voor de organisatie.
Ik hoop dat je iets hebt gehad aan mijn uitleg waarom goede requirements zo belangrijk zijn. Ben je bezig met het selecteren van een CRM-systeem en kun je wel wat ondersteuning gebruiken? Neem dan contact op om af te stemmen of we iets voor je kunnen betekenen.
