Wat is de beste manier om CRM-behoeften in kaart te brengen?

Bij het kiezen van een nieuw CRM-systeem gaan veel bedrijven uit van een wensenlijst van features. Soms is dat een kort lijstje en soms is het een ellenlange lijst met allerlei wensen, rijp en groen, uit de hele organisatie. Begrijpelijk, maar niet de beste manier om te starten. Mijn advies is om te starten vanuit een visie op hoe je straks wilt gaan werken. Dit betekent dat je goed moet kijken naar de strategische doelen van je organisatie, niet alleen de operationele behoeftes. Wat wil je bereiken? Hoe ga je meer waarde creëren voor je klanten? Hoe ga je je werkwijze stroomlijnen? Het vaststellen van je requirements is een kans om het hele proces - en soms ook je hele organisatie - te verbeteren.

Waarom het stellen van de juiste CRM requirements zo belangrijk is

Het vaststellen van je CRM requirements is veel meer dan het opsommen van gewenste functionaliteiten. Het is een fundamenteel onderdeel van een succesvolle CRM-implementatie. Belangrijk is om te beginnen vanuit de waarom vraag. Waarom wil je een CRM? Wat wil je bereiken? Wat is de visie voor de toekomst? Deze vragen vormen de basis voor het bepalen van je requirements. Een heldere doelsituatie zorgt ervoor dat je de juiste keuzes maakt en niet eindigt met een systeem dat niet aansluit op je behoeften. Daarnaast is het betrekken van je medewerkers cruciaal. Zij werken immers dagelijks met het CRM en kennen de pijnpunten.

De stappen naar succesvolle CRM requirements

Op basis van jarenlange ervaring hebben we een aantal stappen gedefinieerd die je helpen bij het vaststellen van jouw CRM requirements:

  • Analyseer wat er beter kan. Begin met het betrekken van de medewerkers. Vraag input van de mensen die dagelijks met je huidige systemen werken. Zij weten vaak het beste wat er mis gaat in de huidige situatie en hebben waardevolle inzichten over wat wel en niet werkt. Organiseer workshops, focusgroepen of individuele gesprekken.
  • Definieer je doelen. Nu je de input van je team hebt, is het tijd om de bedrijfsdoelen in kaart te brengen. Wat wil je bereiken met een CRM-systeem? Denk aan: omzetverhoging, betere klantervaringen, snellere klantenservice, efficiëntere processen en betere samenwerking. Stem deze doelen af met je team om een gedeelde visie te creëren.
  • Beschrijf de processen. Breng de gewenste processen in kaart. Een goed startpunt is natuurlijk hoe je processen nu gaan, maar laat je niet verleiden om alleen bottom-up kleine verbeteringen aan te brengen. Soms kun je een proces ook helemaal opnieuw inrichten, bijvoorbeeld door een handmatig proces volledig te automatiseren.
  • Bepaal de gewenste functionaliteiten. Bepaal de eisen en wensen aan de software die uit de vorige stappen voortvloeien. Denk niet alleen aan functionele requirements, maar ook aan datarequirements, koppelingen met andere systemen en non-functionele requirements zoals gebruiksvriendelijkheid en schaalbaarheid.
  • Prioriteer je requirements. Niet alle requirements zijn even belangrijk. Bepaal wat de meest kritieke requirements zijn, en geef deze prioriteit bij de selectie van een CRM systeem.

Een CRM-systeem dat voor je werkt, niet tegen je

Het succes van een CRM-implementatie hangt af van een grondige voorbereiding. Neem daarom de tijd om je CRM requirements zorgvuldig vast te stellen. Het is een investering die zich terugbetaalt in efficiëntere processen, blije klanten en een gezonde groei van je bedrijf. Het vaststellen van requirements is niet alleen het fundament van een succesvolle CRM-reis omdat het richting geeft aan waar alle inspanningen naar toe moeten werken. Het is ook het begin van een veranderingstraject en een kans om je mensen daarin mee te nemen. 

Klaar om je CRM-reis te starten?

Als je ondersteuning kunt gebruiken bij het vaststellen van je CRM requirements, neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag om deze cruciale stap op de meest effectieve manier vorm te geven.

Reactie plaatsen

Ben je toe aan een nieuw CRM systeem?

Het kiezen van het juiste CRM-systeem valt vaak niet mee. Wij  helpen je graag om er een succes van te maken.